INDICE
Prólogo
Convenciones de Alianza
Reglamentación Establecida
Nueva Reglamentación
Actividades de Pre-Convención
Comités de Convención
Conclusiones
Guía de Protocolo
Protocolo para Convenciones de Alianza
Ceremonia de Inauguración
Sesiones de Trabajo de la Asamblea
Reuniones de Junta Directiva
Entrevistas y Fotografías
Uso de Símbolos Patrios
Cambio de Directiva y Clausura
Visitas de Directora General y Funcionarias
Convenciones de Asociaciones Nacionales y Estatales
A la Presidenta y Miembros del Comité de Protocolo
Nota Editorial
SESUGIERE SEGUIR EL SIGUIENTE PROTOCOLO EN CONVENCIONES DE LA ALIANZA DE MESASREDONDAS PANAMERICANAS:
En todo momento se debe tomar en cuentael orden de rangos, especialmente para la distribución de asientos,introducciones, etc. La Directora General, como máximaautoridad de la Organización, tiene prioridad sobre las Presidentas Nacionales,Secretarias Nacionales y cualquier otra funcionaria electa o nombrada.
CEREMONIADE INAUGURACION -- PRESIDIUM
Generalmente, el número de asientos en elPresidium no excede de doce. Pueden haber excepciones. Ocuparán el Presidium:
Presidenta del Comité Organizador dela Convención.
Directora General de la Alianza.
Representante de la Autoridad local. (Alcalde, Gobernador,etc.)
Directora General Adjunta.
Secretaria de Actas.
Historiadora.
Tesorera.
Parlamentaria.
Traductora.
Directora General Ex-Officio.
Mujer Panamericana.
Secretaria de Correspondencia.
Presidenta de la Asociación Nacionaldel país anfitrión.
Presidenta de la Mesa anfitriona.
PROGRAMA DE CEREMONIA DE INAUGURACION
PROTOCOLOA SEGUIR DURANTE LAS SESIONES DE TRABAJO DE ASAMBLEA
La Presidenta del Comité de Protocolo del Comité Organizador y las socias que forman este Comité, deben asegurarse que el salón de sesiones esté preparado de antemano. Conforme van llegando las socias, se les indicará los lugares que pueden ocupar y se explicará el sistema de audífonos.
En cuanto funcionarias y socias estén en sus lugares, se colocarán edecanes detrás del Presidium, para facilitar envió de mensajes y otras diligencias.
Antes del inicio de cada sesión, la Presidenta del Comité Organizador se asegurará que las interprétes profesionales estén en su lugar, para comenzar a interpretar en cuanto se abra la sesión.
La Presidenta del Comité de Credenciales o Registro debe estar lista para presentar su informe al inicio de cada sesión.
PROTOCOLOA SEGUIR DURANTE REUNIONES DE JUNTA DIRECTIVA
Las socias del Comité de Protocolo del Comité Organizador de Convención se asegurarán de antemano que el salón en donde se efectuará la reunión esté totalmente preparado. Se colocarán Mesas en forma de U, poniendo al Comité Ejecutivo al centro. A un lado, la Dir.
General Ex-Officio, las Directoras de Zona y otras funcionarias; al otro lado, el Comité Consultivo y las Presidentas de los Comités. Es conveniente que se pongan tarjetas, indicando los lugares.
ENTREVISTAS Y FOTOGRAFIAS
La Presidenta del Comité de Protocolo del Comité Organizador se encargará de anunciar con anticipación a la Directora General y otras funcionarias que serán entrevistadas por la prensa, radio o televisión, de la hora, lugar y duración de cada entrevista. Se buscará un lugar apropiado y privado para dichas entrevistas. Posteriormente, los miembros de este Comité se encargarán de conseguir los diarios que contengan la publicación de las entrevistas u artículos alusivos. Se entregarán copias a: Directora General, Historiadora, Presidenta del Comité de Publicidad de la Mesa anfitriona y a cada una de las entrevistadas.
USO DE SIMBOLOS PATRIOS
Durante desfile de banderas, entrará en primer lugar la bandera del país anfitrión, después el estandarte de la Alianza, seguido de la bandera de Estados Unidos, por ser el país de nuestra fundadora. Luego siguen las demás banderas, en orden alfabético. No se aplaude a ninguna bandera. Se mantiene posición de firmes durante el paso de banderas. Solamente se saluda con mano sobre el corazón a la bandera de nuestro país de origen.
El estandarte de la Alianza lo entregará el Comité Organizador de la Convención a la delegada de la próxima Mesa anfitriona.
El estandarte de la Alianza se expone en actuaciones de Alianza, Homenajes a Florence T. Griswold, Día de las Américas, Convivencias de Zona, Seminarios y cambios de Directiva.
PROTOCOLO A SEGUIR EN CAMBIO DE DIRECTIVA Y CLAUSURA
La ceremonia de clausura de unaConvención de la Alianza es quizás el evento más lucido y elegante de laConvención. Además, son varias las cosas importantes que se realizan duranteesta ceremonia. Tales como:
1. Cena
2. Entrega de trofeo y cinta a "Mujer Panamericana".
3. Entrega de obsequios a Directora General
4. Presidenta de Comité Organizador y Presidenta de Mesa Anfitriona.
5. Discurso de Directora General Saliente.
6. Instalación de nueva Directiva y Luz de la Amistad.
7. Discurso de Directora General entrante.
8. Entrega de estandarte a la delegada de la Mesa anfitriona de próxima Convención.
9. Clausura de la Convención.
Es recomendable que la cena tenga lugar primero. Luego de concluída la cena, las funcionarias de la Directiva saliente tomarán asiento en sus lugares del Presidium. Dicho Presidium debe ser bastante amplio como para poder acomodar a:
Directora General, Directora
Gen. Adjunta, Secretaria de Actas, Parlamentaria, Tesorera,
Historiadora, Directoras de Zona, Presidenta del Comité Organizador,
Presidenta de la
Mesa anfitriona, Mujer Panamericana y cualquier invitado especial.
El Maestro de Ceremonias debe tener la lista correspondiente y procederá a efectuar las presentaciones. Los asistentes se pondrán de pié cuando se presente a la Dir. General.
La Presidenta del Comité de Protocolo estará atenta para prestar sus servicios cuando sea necesario.
La Secretaria de Actas saliente levantará Actas de esta ceremonia.
Tanto los miembros del Comité de Protocolo, como los del Comité de Cortesía de la Convención, recorrerán continuamente el salón para asegurarse que todas las convencionistas están bién ubicadas y que no les falta nada. Es preciso procurar que esta sea una ceremonia muy especial y que todo transcurra de acuerdo a lo planeado con anticipación. De esa forma, se cerrará con broche de oro una Convención mas. Los pequeños detalles son tan importantes como los grandes, cuando se trata de alcanzar el éxito. Lo ideal es que todos se vayan con buenos recuerdos y deseos de visitar nuevamente el lugar. Es difícil complacer a todos, pero se debe hacer lo posible por evitar quejas y mantener un ambiente de cordialidad.
B. La Directora de Zona coordinará esfuerzos con el miembro del Comité de Protocolo de su área y con las Presidentas de las Mesas que serán visitadas, para preparar con anticipación todo lo necesario para recibir a la Dir. General y acompañantes.
C. Las Mesas arreglarán todos los detalles relacionados al hospedaje de las visitantes. Si se alojan en la casa de alguna socia, la Presidenta de Mesa se asegurará que recibirán todas las cortesías que se merecen. En caso se alojen en un Hotel, se harán las reservaciones con anticipación y de ser posible, se pagará la habitación de la Dir. General.
D. Al llegar de visita a un país, la Dir. General debe ser recibida por una comitiva que conste por lo menos de: La Directora de Zona, la Presidenta de la Asoc. Nacional, miembros del Comité de Protocolo y Presidenta de la Mesa local.
E. Se designará a ciertas socias para que transporten a las visitantes a sus alojamientos y también a los lugares que tengan que asistir. Asimismo, se les llevará al aéreopuerto o lugar de su partida.
F. En caso la Directora General no pueda asistir a alguna invitación especial de una Mesa y envié a una representante, a ella se le tratará como si fuera la Dir. General, aún cuando se encuentren presentes funcionarias de mayor rango.
G. Al invitar a la Directora General u otras Funcionarias a algún evento especial, se les indicará si ellas tendrán que hablar sobre algún tema y cuánto tiempo debe durar la intervención. Esto se les debe avisar con suficiente anticipación, para dárles tiempo a que se preparen. Asimismo, se les informará si el evento es formal o informal.
H. En cualquier acto en donde esté presente la Directora General, se le debe dar oportunidad de dirigir unas palabras a la audiencia. En ausencia de la Dir. General, se le pedirá a la funcionaria de mayor rango que presente un saludo a la audiencia. Si la funcionaria de mayor rango fuera socia de la Mesa anfitriona, se le pedirá a la visitante que le siga en jerarquía que se diriga a los presentes. Es recomendable que se le informe anticipadamente de su intervención. Esta es una atención que se merecen las funcionarias que hacen un esfuerzo por viajar y visitar Mesas.
I. Cuando las Ex-Directoras Generales, Directoras de Zona o cualquier funcionaria de Alianza, asista a algún evento especial, se les brindará las atenciones que merecen, recibiéndolas a su llegada, ofreciéndoles hospedaje, etc.
J. Las reuniones siempre son presididas por la Directora de Mesa. Sin embargo, si en la Mesa hay una funcionaria de Alianza, se le debe reconocer cuando hay celebración de eventos especiales, conferencias, etc. No es preciso reconocerla durante las reuniones mensuales de su propia Mesa.
K. El dar obsequios a un invitado o visitante de mayor rango es asunto de cortesía de cada Mesa. No obstante, se recomienda recibirlas con flores y despedirlas con un presente, de preferencía artesanía o algo típico del país. Se recomienda que no sea algo voluminoso, ya que puede causar transtornos en el viaje.
L. En todos los eventos se reservarán asientos para la Directora General, Presidenta de Asociación Nacional y para las otras funcionarias de la Alianza que estén presente.
M. Después de efectuadas las visitas, la Presidenta del Comité de Protocolo de la Alianza enviará cartas de agradecimiento a las Mesas anfitrionas, por cortesías extendidas a la Directora General y sus acompañantes. Copias de las mismas serán envíadas a la Directora General.
A. Con bastante anticipación, la Presidenta de la Asoc. Nacional o Estatal, enviará una invitación a la Directora General, a la "Mujer Panamericana" y a los Miembros de la Junta Directiva y Consultiva de la Alianza. De ser posible, se adjuntará el programa de la Convención y los datos de alojamiento.
B. Una vez confirmada la llegada de las funcionarias de Alianza, el Comité de Cortesía o Protocolo de la Asoc., solicitará informes acerca de la fecha, hora y lugar de llegada de cada una y se harán arreglos para que todas sean recibidas.
C. La Presidenta de la Asoc. Nacional o Estatal es la que preside este tipo de Convenciones. La Directora General tendrá un lugar de invitada especial en el Presidium y se le pedirá que diriga un breve saludo durante la ceremonia de Inauguración.
D. Las otras funcionarias de Alianza que asistan a la Convención tendrán lugares reservados en las primeras filas de la audiencia. Es recomendable que la Presidenta de la Asoc. Nacional o Estatal las mencione por nombre y rango durante la Inauguración.
E. Tanto en las ceremonias como en las sesiones de trabajo, la Directora General y las otras funcionarias de Alianza se abstienen de hacer intervenciones, a no ser que se les pida hacerlo, o si se está cometiendo un grave error en contra de los Estatutos y Reglamentos.
F. Es importante que el día del registro se establezca una mesa especial para el registro de funcionarias de la Asoc. Nacional o Estatal, así como también para el registro de las invitadas especiales de la Alianza. El carnet de la Directora General de Alianza y el de la Presidenta de la Asoc. Nacional, les será entregado en persona en sus habitaciones, sin cobro alguno.
G. El Comité de Cortesía de la Convención se asegurará que las invitadas de Alianza y la Presidenta de la Asoc. Nacional tengan transporte a todos los eventos y que alguién les dé la bienvenida al lugar donde se realizará el evento. También se les debe acompañar hasta sus asientos, anteriormente reservados.
H. Si la "Mujer Panamericana" asiste a la Convención Nacional, se le debe dar reconocimiento especial y quizás, al inicio de la "Noche Panamericana", se le puede pedir que diriga palabras alusivas a su honroso título.
I. Al finalizar la Convención, el Comité de Cortesía ofrecerá transporte necesario a las invitadas de Alianza, para que puedan estar a tiempo en aeréopuertos u otros lugares de partida.
A LAS PRESIDENTAS
E INTEGRANTES DE COMITES DE PROTOCOLO:
Las personas que forman parte del Comité de Protocolo deben de conocer
a fondo los lineamientos de dicho Comité. Es responsabilidad de la Presidenta
del Comité distribuirlos a cada miembro, al inicio de sus funciones.
Además de estar familiarizada con esta Guía de Protocolo, cada
miembro del Comité debe estar dispuesto a cumplir con sus responsabilidades.
En caso de dudas, se recomienda usar el sentido común y recordar que
nuestras Dirigentes merecen el reconocimiento especial de todas las socias.
Eso otorga mayor distinción a nuestra Organización.
Ser miembro de este Comité no es algo simplemente figurativo. Por el contrario, es preciso que en cada Zona se cumplan con las responsabilidades desde el inicio del bienio. La comunicación constante entre los miembros y la Presidenta del Comité es vital para el trabajo de coordinación que realiza dicha Presidenta.
El Comité de Protocolo de la Alianza funciona como Cuerpo de Relaciones Públicas y tanto su Presidenta como sus miembros pueden ser consultados a todo nivel, en lo referente a Protocolo.
NOTA EDITORIAL: Esta pequeña "Guía y Manual" no intenta cubrir todo lo relacionado a "Convenciones y Protocolo". Inclusive, ya estos temas se han mencionado extensamente en dos excelentes e informativos manuales: "Manual para las Socias de las Mesas Redondas Panamericanas", por Emma de Gutierrez Suarez (1966) y "Una Para Todas", por Carmen de Barrionuevo. (1988) Ambas autoras, ex-Directoras Generales de la Alianza, volcaron su vasta experiencia y conocimientos en esos libros y gracias a ellas, ahora contamos con material didáctico para nuevas y futuras socias.